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中小企業の失敗しない人材採用!退職願からやる25のこと

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人材採用について、企業によってやり方は様々だと思います。

既にノウハウが蓄積され、人材採用についてフロー化されている企業や、人材採用だけ行う部門、中途採用だけ行う部門、新卒だけ行う部門等、企業によってさまざまだと思います。

今回は、中小企業向けに失敗しない人材採用のノウハウをお伝えします。

何気なく募集して採用を繰り返していた、ハローワークの登録や求人のチラシ、地方紙の経験はあるけど、人材採用サイト企業を利用しようと思っている等、思っていた人材が集まらない経験のある人事担当者向けのノウハウになります。

退職願を受け取ってから入社日までやることは、25の流れがあり、効率よく進めるためのポイントを説明しています。

 

採用の流れ

まずは、人材募集から採用、入社までにかかる項目を箇条書きしました。
企業によって、多少異なると思いますが、だいたいこのような感じと思います。


□社員から退職願を受け取る。
□退職者の退職日の決定をする。
□所属長に後任募集の有無を確認する。
□退職者の引継量を確認し、後任者の入社希望日を決める。
□所属長に求める人材のヒアリングをし、募集要項を作る。
□人材採用の掲載方法を考え見積を入手する。
□募集要項と、採用掲載の見積に対し承認を得る。
□募集を掲載するサイト企業と求人広告原稿の打ち合わせする。採用手順を決める。
1)webでOK→書類審査→一次面接→最終面接なのか。
2)webでOK→一次面接→最終面接なのか。
□サイト企業主導で取材・写真撮影を行う。
□サイト企業から上がってきた広告原稿のチェックと修正依頼、校了を行う。
□募集が掲載開始される。
□応募受付が開始される。サイト企業によって管理画面が異なるので、使用方法をレクチャーしてもらう。
□応募書類の合否判定を行う。
□書類審査(web応募でOK判断後、面接の場合は不要)を行う。
□一次面接(面接開始前にアンケート、筆記試験がある場合は用紙する。)を行う。
□一次面接結果の合否を通知し、合格者には、最終面接の日程調整を行う。
□最終面接を行う。
□最終面接結果の合否、合格の場合は、諸条件を詰める。
□内定通知書を送る。(給与など勤務条件を明記したもの。)
□入社前説明会を行う。
□入社承諾書を受け取る。
□入社日の最終調整を行う。
□入社の決定を行う。
□入社する。

最低三ヶ月の採用スケジュールをどのように短縮させるかがカギ!

図1にあるように求人募集を行うと決定してから採用までスケジュールに落とし込むとざっと三ヶ月は必要になります。

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普通にスケジュールに落とし込むと三ヶ月かかるものを、どのように縮められるかがポイントとなります。

事前に準備をしておくことで、日程を縮められることが可能となります。

ポイント1.web応募でのOK判断は当日に行えるように準備する。

これを行うことで、内定までの全工程を短縮することが出来ます。

web応募でのOK判断基準を作成し、ルーチン化させます。

ある程度の、基準を作ることで、採用メイン担当のあなただけが判断するのではなく、あなたの同僚や、部下にお願いすることも可能となります。

基準の作成は、募集要項を元にします。

どうしても譲れない部分と、要相談部分をはっきりさせておくと良いと思います。

図2をごらんください。

web.okorno

こちらは、応募が殺到されると思われるバックオフィスの募集時のweb応募の合否基準です。

応募が殺到されると思われる職種は、基準を一段階、二段階と設ける場合もあります。

ポイント2.一次面接を行った日から10営業日以内に最終面接が出来るように、最終面接同席者のスケジュールを抑えておく。

最終面接者は、社長、役員と重役の方が同席されると思います。

当然ながらお忙しい方なので、先にスケジュールを抑えることが必須です。

面接者の都合で、良い人材を逃がさないようにすることも、人事担当の大切な任務です。

ただし、最終面接の日には最低二名以上、面接できるようにスケジューリングします。

最終面接を一人にして合否を出すのは危険です。

より良い人材を採用するために、同日に最低二名面接することで、客観的な判断ができます。

ポイント3.内定通知は最終面接後、3営業日以内に応募者へ通知する。

応募者は何社も面接を受けています。

あなたの会社の最終面接を受ける前に、他社から内定をもらっている可能性もあります。

すでに他社から内定をもらっている人に対し、どうしても入社してほしい!と強く願うときは、早く内定通知を出すことによって、検討の可能性が上がります。

どうしても入社してほしい!と願う人は、他社でも同じように思われます。

採用は時間勝負なので、ここは臨機応変に対応できるように最終決済者に提案をします。

勝負は一時面接をどのように制するか

実際三ヶ月はかかるであろうスケジュールをポイント1.2.3.を上手く行うことで、一ヶ月短縮することが可能です。

それでも、最短のスケジュールになるので、実際のところ、社員から退職願を受け取り、後任を採用し、引継ぎしてもらうことは困難です。

応募者が離職中か、在職中かによっても、入社できる状況が変わってきます。

応募者の見極めは一時面接が重要となってきます。

給与条件、勤務条件、入社可能日などは、一時面接で確認します。

応募者の考え方があなたの会社に合っているかどうか確認するのも一時面接の時です。

質問のコツは、事実を聞くことです。

過去は変えられないので、事実確認をしたときに、しっかり応えられるか?曖昧か?嘘をついているか?確認します。

注意したいのは、大手企業→中小企業の順に面接を受けてきた可能性があるため、面接慣れしている場合もあります。

その時は、他社でも質問しないようなこと、あなたの会社独自の質問を用意しておくことが大切です。

模範解答は、出回っていますので、アレンジすると良いと思います。

さいごに

募集を行う企業は、一度、しっかり下準備をしておくことで、先の募集時にも流用できるので、フロー化していない場合は、フロー化することで、手間を減らすことが可能です。

中小企業の場合は、人材採用だけをやる部署や、人材採用だけを行う担当者として組織にいるわけではないと思います。

ほかの業務を抱えながら人材採用を行うのだと思います。

そのため、おろそかにしがちですが、一度苦労すると後が楽なので、参考になればと思っています。

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