今回は、失敗しない人材採用シリーズの書類選考、面接、入社までに行う１１のことをお伝えします。
面接シートは自社ようにアレンジして利用されると良いと思います。
ぜひ参考にしてください。
応募受付が開始される。
媒体によって、掲載開始の時刻は異なりますが、午前中には確認できると思います。
購入したプランによって表示順が変わりますので、自社広告が何ページに表示されるか？確認します。
掲載開始が最も上位に表示される可能性が高いので、四週間の掲載だとして、日に日に下位に表示されていくことになります。
一番高いプランは大手企業が購入していたり、媒体企業の求人広告が掲載されているため、無理して高いプランを購入する必要はありません。
営業や事務系の競合が多く、売り手が多い職種の場合なら二番目、それ以外は三番目のプランが中小企業では精いっぱいと思います。
初めて応募通知が来るのは早くて当日になります。そのため、掲載開始当日には管理画面の使用方法をレクチャーしてもらいます。
管理画面はサイト企業によって変わるので、扱うサイトが変わったときは、都度レクチャーを受けた方が良いです。
応募があるとメールで受信されますが、誰に受信されるかも前もって決めておきます。
また、採用用のアドレスを用意するもの良いです。企業の問い合わせメールと同じアドレスにしてしまうと、関係ない社員にまで情報が行ってしまうので、採用用のアドレスなら都度、転送設定を関係者に変えれることができます。
掲載が開始されると、サイト競合企業にも御社が募集を開始したことが認識されます。（どんな方法かは分かりませんが）
そのため、サイト競合企業からの営業電話も増えますので、対処方法を検討します。
受けた時に断るか。資料だけ送ってもらうか。などで対応します。断るなら断ることをしないと、何度もかかってくるので、今後のことも考え資料を送ってもらい、必要あればこちらから連絡するという対処方法が無難です。
応募書類の合否判定を行う。
応募書類に目を通しますが、管理画面を確認する人数によって、役割を決めておきます。
一度応募を見ると既読になるので、他の人は見たものに対し、見たつもりが見ていなかった。ということを避けるためです。
フリー入力欄があると思うので、一人の人が確認したら「Ａ確認済」「Ａ合格」など入力しておくと、漏れが無くなります。
フリー入力欄がないときは、プルダウンのランクを【○】にするのは誰、【×】にするのは誰、と決めます。
ｗｅｂでの合否判定は早ければ早いほど良いです。
理由としては、応募者が在職中の場合、一次面接の日程調整が上手く組めないこともありますが、何より応募者の意欲が高いうちに次のアクションを起こす方が、成功する可能性が高いからです。
残念ながら一次面接の日程調整を組んでも、当日ドタキャンされることもあります。
理由としては、御社だけでなく、他社も受けていて、そちらの状況が良いからです。
採用は時間勝負で、タイミングありきなので、自社都合で遅らせることは極力減らすことが成功の秘訣です。
ただし、早く対応するのは、合格者のみです。不合格者に応募した日に不合格通知が届くのは、どうなのか。と思ってしまいます。
不合格の場合は、３～５営業日以内に通知します。早くてもダメ、遅くてもダメ。
以上のことから、ｗｅｂ合否判定はフローが二つあります。
一つは、合格者に対する通知＆一次面接の日程調整です。（書類審査が入るときは、書類一式を御社に郵送してもらう依頼を行う）
もう一つは、不合格者に対する通知です。この二つは別にし、しっかりスケジュールに落とし込みましょう。
書類審査を行う。
書類審査を行う場合は、昔ながらに言うと顔を見ないと何とも判断が出来ない。
書類の送付の仕方や書類の内容で判断したい。などが挙げられます。
ｗｅｂ応募のためのエントリーシートの書き方は、どのサイトもひな形がありますので、書き込めばある程度キレイに見えてしまいます。
なので、人間性が出る最後のコメント欄にどんなことを書いているかが一つの判断基準になるのですが。。。
応募者が積極的であれば積極的であるほどに早く就職先を決めたいと思っているので、書類選考をしている間に他社に決まってしまうというリスクを承知の上であれば、書類選考をしても良いと思います。
しかし、今はｗｅｂ審査→一次面接が主流のようです。
一次面接を行う。
面接前のアンケートや筆記試験は会社によって準備されていると思います。
アンケートや筆記試験の時間制限にどれだけ答えられるかも指標になります。
字や内容の適当さもあからさまに分かってしまいます。一生懸命考えて書きすぎて半分も答えられていない。と言うこともあります。
面接で聞く内容は省いても良いと思いますが、条件のところは書いてもらった方が後から見直すときに良いと思います。
面接のときは面接シートを事前に作ります。
まずは、入室の仕方、もしくは面接官が入室した時の態度などチェックする欄、身だしなみもチェックします。面接の最初の質問は、相手の緊張をほぐすため、自己紹介や職務経歴が主流です。
ここは応募者も用意してきた内容なので、よほどの緊張がない限り大丈夫と思います。
ただ、面接の時間が例えば３０分と限られているのにもかかわらず自己紹介だけで１０分１５分使ってしまう面接に慣れていない方も居ます。
そのために、自己紹介と職務経歴は３分くらいでお願いします。伝えると丁寧です。
次に志望動機や実際来て見てどう思いましたか？など会社へのイメージなどを質問します。
緊張が解けてきたころに、具体的な質問をします。
ここでは人事担当と部門担当で質問の内容を別に考えます。
例えば人事担当の場合、前職の退職の理由、キャリアアップなどで、部門担当の場合は、実務についてです。
営業なら営業手法や成功体験、失敗体験などです。
一通り質問が終わったら、今後のスケジュールについて話をし、最後に応募者からの質問に答えます。
図１．を参考にし、上から下に進めて行く形になります。
何点か質問を用意しておきますが、思ったより時間がかかったときは、どうしても聞きたいことだけ聞くなど臨機応変な対応も時には必要です。
一次面接結果の合否を通知し、合格者には、最終面接の日程調整を行う。
面接が終わったら、報告会を行います。面接官全員の面接シートをシェアしながら合否を考えます。
この場で全員一致で良いとなれば、次の最終面接に進むことになりますが、一人でも迷うものがある場合は、一日考える、何名か見て検討する形になると思います。
迷いがあった時点で縁が無かったことになるとは思いますが。
最終面接を行う。
最終面接のスケジューリングは、事前に社長、役員の予定を抑えているはずなので、問題ないと思いますが、面接を行う前に履歴書・職務経歴書、アンケート、筆記試験結果だけでなく、面接シートもシェアします。
時間があれば、面接官全員のコメントをまとめられれば良いですが、難しい場合は、ポイントだけ伝え、特に見てほしい点を伝えると良いです。
ここで注意したいのは、先入観を与え過ぎないことです。社長、役員クラスの方なら問題ないと思いますが、念のため注意しましょう。
人事担当者は、一次面接と最終面接で言っていることが矛盾していないか？虚偽がないか良く聞いていてください。
偉い人の前だと大きく見せようとする方も中にはいますので。
最終面接結果の合否、合格の場合は、諸条件を詰める。
社長、役員含め最終面接合格者の決定がなされたら、諸条件を決めます。募集要項と、応募者の今までの実績、希望額などを考慮し決めます。
ここで低く見積もると、他社になびいてしまうこともあります。
どんなに良い面接だったと面接官が感じても、応募者の今後の生活がかかってくるので、慎重に決定しましょう。
内定通知書を送る。
電話連絡をし、口頭で合否を伝えるより、書面にし、会社の角印を押印したものを送る方が応募者にとって受取る気持ちが引き締まります。
また、不明点はまとめて確認できるようになるし、会社としても伝え漏れを防ぐことが出来ます。
書面には必ず金額や条件を記載します。これは、入社承諾のときに給与や条件を聞き、辞退することを避けるためです。入社承諾の時にはほかの応募者を不合格にしているころですので、また一から採用をスタートしなければなりません。
まだ求人広告を掲載していたとしても、何週間もたって応募してくる方は、稀に良い人が応募してくることもありますが、だいたいは、他でも不合格だったと思わざるを得ません。
そのため、万が一、辞退する結果になったとしても少しでも早い決断をしてもらうほうが、会社にとって打撃は少なくすみます。
入社前説明会を行う。
入社説明会と言っても一時間くらいの所要時間のため、電話やメールのやりとりで済ませる企業も多いかもしれませんが、入社承諾書を受け取ることや、健康保険、雇用保険等の各種手続きに必要な書類を受け取るためにあっても良いと思います。
また、入社までに記入・押印してもらいたい書類も郵送より直接渡す方がコミュニケーションの観点から良いこともあります。
もし、入社説明会を行うなら、執務室や会社、工場案内するのも良いですし、会社のパンフレットや商品パンフレットなど、意欲を持続させることをするのも良いと思います。
入社承諾書を受け取り入社日を決める。
入社承諾書は、入社日より前に受け取ります。
入社説明会を行う場合は、手渡しで受け取りますが、行わない場合は、押印してもらいPDF、画像で返信してもらいます。
原本は入社日に受け取ります。合わせて入社日の最終調整を行います。離職中にしても在職中にしても数日ズレるかもしれませんし、企業の締日の関係や受け入れ態勢により変更を依頼することもあるかもしれませんので、しっかり決めて採用部門や社内で報告をします。
入社する。
ここで晴れて採用が終わると思いがちですが、ここからが重要です。
どんなに良い人でも上手な指導や良い人の下でないと活きません。
入社してからのミスマッチは、新入社員にとっても、会社にとっても不利益なので、しっかりとした指導者を育成するのも会社や人事の役割です。
人事としては、新入社員に対し、入社後一週間、一ヶ月、三ヶ月と面談の機会を設けると良いと思います。
何かあった時の相談窓口でいることで、社員にとっても心強いことでしょう。
さいごに
採用は、費用も掛かりますし、労力もかかります。ただし、費用が掛かるからと言って妥協すると、応募者も会社も不幸になります。
面接では、会社の利益に繋がるイメージの持てる人材を採用したいものです。
身だしなみでおすすめのチェックポイントは「靴」です。
